Smart Office: Intelligentes Gebäude- und Raum-Management

Intelligentes Gebäude- und Raum-Management bedeutet vor allem effektives und flexibles Gebäude- und Raum-Management. Dabei leistet eine mobile Smart Office Solution zur Konferenzraum- und Arbeitsplatzverwaltung in Gebäuden einen großen Beitrag zur Optimierung der Verwaltungs- und Betriebsprozesse. Mitarbeiter können sich mit einer mobilen Lösung via App über freie Arbeitsplätze informieren, Konferenzräume und Arbeitsplätze buchen und ihren Standort auf Wunsch mit Kollegen teilen. Das System ist also zum einen Grundlage von funktionierenden Flexible Office-Organisationsformen. Zum anderen deckt es aber handfeste wirtschaftliche Einsparpotentiale im Gebäudebetrieb auf. Basis der Smart Office Lösung für Gebäude- und Raum-Management ist das Zusammenspiel zwischen einer BLE-Sensorinfrastruktur,  mobiler Smartphone-App und Verwaltungsbackend. BLE-Beacons haben sich dabei bisher allen anderen Nahfunktechniken und Video-Überwachungssystemen gegenüber als überlegen erwiesen. Sie sind günstig, diskret bei laufendem Betrieb zu montieren, wartungsarm und haben sich in zahllosen Location based Services-Lösungen für Industrie, Tourismus und Retail bewährt. Bei komplettem Neuaufbau können Beacons zudem in die Beleuchtung integriert werden. Sie erfassen im Gegensatz zur Auslesung von Buchungs- und Kalendersystemen nur tatsächliche Belegungen.

Die quick wins von intelligentem Gebäude- und Raum-Mangement: Nicht genutzte Räume müssen nicht konstant beleuchtet werden, gekoppelte Klimatisierung und Heizung kann zurückgefahren werden. Wenig genutzte Räume können in größeren Intervallen gereinigt werden. Was für einzelne Räume gilt, gilt natürlich auch für ganze Gebäudeteile oder Stockwerke. Smarte Lösungen können bei geringer Auslastung ganze Stockwerke oder Flure aus dem mobilen Buchungssystem nehmen. Ein Mitarbeiter, der in seiner Office App einen Meetingraum oder freien Arbeitsplatz sucht, bekommt nur Alternativen in frequentierten Bereichen angezeigt. Da in den meisten modernen Gebäuden Beleuchtung, Heizung und Klima über ein Bussystem zentral gesteuert werden, reicht oftmals die Integration eines einzigen Interface, um ein komplettes Gebäude zu steuern und die aufgezeigten Potentiale nutzbar zu machen.

Welche Informationen werden benötigt, um diese Einsparpotentiale zu realisieren? Grundsätzlich reicht die Information über die Belegung. Ist ein Raum nicht belegt, kann das Licht ausgeschaltet werden etc. Tatsächlich ist aber die Frage nach der tatsächlichen Anzahl der Personen im Raum die wichtigste Kennzahl für effektives Raummanagement. Ist ein Raum für zwölf Personen ausgelegt, wird aber im täglichen Betrieb nur von sechs Mitarbeitern genutzt, ist es an der Zeit zu überlegen, wie das vorhandene Raumpotential besser genutzt werden kann. Durchschnittliche Anwesenheitszeiten von 70 % sind im deutschsprachigen Raum keine Seltenheit. Fast noch wichtiger: Die Lösung liefert anonymisierte aber extrem verlässliche Analysedaten über die tatsächliche Nutzung von Räumen, auf deren Basis die Verantwortlichen über künftige Investitionen entscheiden können.

Die in diesem Zusammenhang sehr interessante Workplace Transformation 2013 Studie von Cushman & Wakefield weist die Motivationsfaktoren von Unternehmen für Veränderungen im Bereich Arbeitsplatz und Gebäude aus: An der Spitze liegen mit 17,6 % „niedrigere Gebäudekosten“.  Auf Platz zwei liegt der Wunsch, Arbeitskräfte zu gewinnen und zu halten. Hier kann Smartes Gebäudemanagement nur indirekt durch verbesserte Wirtschaftlichkeit beitragen. Aber bereits 14,6% der Befragten sehen die  „Verbesserung der Kommunikation und Zusammenarbeit“ als einen wesentlichen Treiber für Veränderung. 10,0% der Befragten erhoffen sich „Verbesserung der Kreativität und Innovation“ sowie 6,4% eine „Verbesserung der Agilität und Verringerung der Reaktionszeit“. Dies wiederum sind alles klassische Gründe für die Einführung von flexiblen Office-Organisationsformen und Desksharing. Und Desksharing funktioniert dann gut, wenn die Mitarbeiter möglichst viele verfügbare Informationen und Daten elektronisch gespeichert haben und wenn den Mitarbeitern unterschiedliche Arbeitsorte, wie beispielsweise geschlossene Einzelbüros und offene Teamflächen, zur Verfügung stehen. Nur müssen die Mitarbeiter auch einen verlässlichen Überblick darüber bekommen, wo diese Plätze aktuell zur Verfügung stehen: Eine Grundfunktion der Smart Office Solution.